Eine Hilfe, keine Nebenkosten-Posten auf dem Kostenvoranschlag zu vergessen

• Nebenkosten bei einer Fotoproduktion
• typische Punkte auf einem KV
• Daten und Produktionsversicherung
• Schlechtwettertage auf einem Fotoshoting
• Verschiebung der Kosten innerhalb des KV
• Absage des Fotoshootings durch den Auftraggeber
• Reisetage Team und Fotograf auf einer Fotoproduktion
• Nutzungsrechte Fotoproduktion

welche Nebenkosten kann der Fotograf auf einem Kostenvoranschlag angeführen?  

Alle Kosten, die zur Durchführung des Fotojobs anfallen werden, sollten auch schon auf einem Kostenvoranschlag aufgeführt sein. Das ist oft nicht ganz einfach, denn zum einen möchte der Fotograf die Kalkulation möglichst gering halten und zum anderen ist eine Fehlkalkulation unangenehm. Leicht werden da Punkte vergessen oder zu gering kalkuliert.

Je nach Kunde müssen die einzelnen Posten vom Fotoshooting bei der Abrechnung mit Quittungen und Rechnungen belegt werden. Manche Punkte werden üblicherweise pauschal abgerechnet (Telefonpauschale).

Wichtige Punkte für die Kalkulation der Nebenkosten eines Fotoshootings durch einen freiberuflich arbeitenden Fotografen:

- Reisekosten Fotograf und Assistenten
- Übernachtungskosten
- Spesen (pauschal)
- Honorar Assistent
- Organisation, Locationcheck, Casting
- Mietwagen
- Benzin
- Equipment Rent
- Locationgebühr / Mietstudio
- Verbrauchsmaterial 
- Kuriere
- Telefonpauschale
- Büropauschale
- Datenpauschale
- Produktionsversicherung / Datenversicherung
- Unvorhergesehenes

typische Punkte, die der Fotograf im Kostenvoranschlag (KV) für eine Fotoproduktion kalkulieren sollte:

- Kosten Produktionsfirma
- Modelle incl Agenturfee
- Reisekosten Team
- Übernachtungskosten Team
- Catering am Set
- Styling / Requisite
- Hair Make-up
- Mietwagen
- Benzin, Maut, Parkgebühren 
- Kuriere

KV Fotoshooting: Unvorhergesehenes und Datenversicherung, Produktionsversicherung

Gerade die Punkte Unvorhergesehenes (nicht Unvorhersehbares!) und Produktionsversicherung sind wichtig und sollten immer aufgeführt werden. Bei größeren Fotoshootings sollte auch unbedingt immer eine Datenversicherung abgeschlossen werden. Auch bei aller Vorsicht kann am Ende des Shootings die Festplatte kaputt gehen und die Backupplatten unvollständig sein.

Wir haben für unsere Mitglieder bei einem der erfahrensten Versicherungsmakler auf dem Gebiet der Equipmentversicherung und der Produktionshaftpflichtversicherung für Fotoproduktionen und Fotografen Rabatte ausgehandelt: Wer als Mitglied auf berufsfotografen eine Berufshaftpflicht abschliesst, bekommt 25% der Prämie im ersten Jahr geschenkt. Bei dem Abschluss einer Equipment oder Produktionshaftpflichtversicherung gibt es einmalig 10% Rabatt geschenkt. Näheres unter Andreas Matthiessen - kameraversicherung.de

Schlechtwettertage auf einem Fotoshooting

Als Fotograf sollte man immer darauf achten, eine Regelung für den Fall von Schlechtwettertagen in das Angebot aufzunehmen. Üblich sind hier folgende Absprachen:

Honorar Fotograf am Schlechtwettertag: 50% vom Tagessatz

Nebenkosten am Schlechtwettertag: 100%

Ferner sollte im KV definiert werden, ab wann ein Tag als Schlechtwettertag gilt.
 

Verschiebung der Kosten innerhalb des Budgets

Gut ist außerdem eine Regelung auf dem Kostenvoranschlag, der die Verschiebung der Beträge innerhalb der Kalkulation zulässt, sowie ein Hinweis, dass sich einzelne Posten um 10% erhöhen können, ohne dass nachkalkuliert werden muss. Das gibt für beide Seiten Planungssicherheit und führt zu weniger Stress bei der Fotoproduktion.

Übernahme vom Honorar des Fotografen und den Nebenkosten bei der Absage des Fotoshootings nach einer erfolgten Zusage

Es sollte immer vor Auftragsvergabe zwischen Fotograf und Auftraggeber festgelegt werden was bei einer kurzfristigen Shootingabsage geschieht. Üblich sind, dass der Fotograf 50% vom Honorar bei einer Absage bis einen Tag vor dem Fotoshooting und 100% bei Absage innerhalb von 24 Stunden berechnet. 

Ebenso sollte in dem Zusammenhang deutlich geregelt sein, dass der Kunde alle Nebenkosten der Fotoproduktion trägt, die aufgrund seiner Absage entstanden sind (Reisekosten, Locationbuchung, Ausfall)

Wie wird das Honorar des Fotografen an Reisetagen oder Vorbeitungstagen eines Fotoshootings berechnet? 

Berechnung Reisetage, Vorbereitungstage als Fotograf 

Informationen zur Kalkulation von den Nutzungsrechten für ein Fotoshooting

Nutzungsrechte kalkulieren als Fotograf